Напиши мне, напиши…
Оформление официального письма
Здравствуй, дорогой читатель!
Ни для кого не секрет, что умение грамотно составлять и оформлять официальные письма является неотъемлемой частью профессионализма сотрудника, будь то директор или менеджер “среднего звена”.
Это актуально особенно в тех компаниях, контрагентами которых являются крупные организации, имеющие в своем штате порядка 500 человек. Грамотно составленное письмо- это имидж компании, это одна из составляющих делового этикета, это визитка предприятия, и по этому, казалось бы, незначительному документу можно сделать значительные выводы.
Как оформлять реквизиты письма и содержание определено
Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (М., 2001) и государственным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Единые правила оформления документов обеспечивают:
• юридическую силу письма;
• качественное и своевременное составление и исполнение письма;
• организацию оперативного поиска писем.
Правила оформления официальных писем:
1. Письмо оформляется на бланке организации. Вы скажете, ну и правило, оно и так понятно. Ага. На днях получила очень важное сообщение… по электронной почте, в теле, а не на бланке. А как же юридическая сила документа?
2. В левом верхнем углу указывается исходящий номер документа и дата составления последнего. Каждая организация самостоятельно устанавливает правила присвоения исходящего номера документу.
3. В правом верхнем углу пишем кому предназначено письмо: генеральному директору ООО “Ромашка” или коммерческому директору того же ООО. Если не знаете, как правильно называется должность, то напишите просто “руководителю предприятия”, а там уж он сам решит, кому “отписать” его.. .
4. Обязательно указываем тему письма в левом углу: о возврате денег, о задержке поставки материалов и пр.
4. Начинаем письмо со слов: Уважаемый ИО (имя отчество). Внимательно проверяем на наличие орфографических ошибок. Если сомневаетесь- лишний раз проверьте, гугл Вам в помощь.
5. Заканчиваем письмо словами благодарности: с уважением к Вам и Вашему делу, заранее спасибо, с уважением, надеемся на взаимовыгодное сотрудничество и т.д.
6. Под подписью должностного лица обозначаем исполнителя документа с контактным номером.
Что необходимо помнить при написании официального письма:
- ваша задача при написании письма насытить его информацией, а не эмоциями. Выражайте свои мысли нейтрально, с приведением фактов и логических выводов.
- если вы обращаетесь в письме лично к адресату, личное местоимение” Вы, Вам, Ваш и т.п.” пишем с заглавной буквы,
- писать следует от множественного числа: просим, сообщаем, указываем, напоминаем и т.п. В письме представляются интересы организации, а не личные.
- после написания письма необходимо отложить его на некоторое время- лучше до завтра. Ну а если что-то срочное, то на 20-30 минут. Затем возьмите распечатанный на принтере документ и прочтите его снова. Наверняка, вы найдете небольшие ошибки, неточности в формулировках или упущения.
И самое главное помните, что в любых правилах есть исключения))).
Уважаемый читатель, подпишитесь на обновления блога!
Надеюсь, эта статья оказалась полезной, поэтому буду благодарна, если Вы понажимаете кнопки соц. сетей.
Ну и напоследок, десерт- письмо турецкому султану:
Ваша Анастасия Захарова
Очень полезная информация. Возьму на заметку. Большое спасибо.
Спасибо, освежила в памяти правила оформления официальных писем.
Интересная статья. Полезная. Спасибо.
Анастасия, очень актуальная тема!
Знаю примеры, когда срывались крупные сделки из-за того, что секретарь сделала ошибки в таком письме, а руководитель подписал, не глядя.
Ведь одна пропущенная буква (или наоборот лишняя) может исказить весь смысл письма или “вогнать в краску” того, кому оно адресовано.
И ещё:
чем “крупнее” руководитель, тем короче письмо должно быть.
А вообще, типичное деловое письмо д.б. на одной странице.
Лучше прикрепить к основному письму приложения, которые будут изучать помощники руководителя, когда тот даст указания “рассмотреть”.
Иначе, Вы рискуете, что Ваше “супер-пупер” предложение на 3-х листах опустится сразу в корзину.
Кстати, хорошие советы не только для делового письма.
Когда статьи пишем, тоже не мешает отложить, а затем еще раз прочитать.
Ошибки лучше исправить.
А в официальном письме, действительно, эмоции должны отсутствовать.
Очень нужная статья, мало кто умеет писать официальные письма, спасибо! Обязательно воспользуюсь!
Спасибо, Анастасия, напомнили. Что то со временем грамматика забываться стала. С официальными письмами все понятно.
Советы по оформлению официального письма безусловно важны. В крупных компаниях, кстати, давно внедрены шаблоны написания. А вот в компаниях помельче и у частных предпринимателей оформление и грамотность порой хромают.
Как раз кстати. Приступила к работе после дикретного, обновила в памяти информацию. Спасибо =)
Давно не писал официальных писем. Скорее всего уже не придётся. Но никогда не писал от множественного числа: просим, сообщаем, указываем, напоминаем… Останусь при своём мнении, всё таки письмо исходит от руководителя. А употребление множественного числа к самому себе попахивает манией величия. А в общем статья интересная и для кого то полезная. Премного благодарен Вам за Вашу работу.