Напиши мне, напиши…

Опубликовано: 2 Май 2012 Рубрика: Говорим и пишем правильно., Деловой этикет, Статьи |

Оформление официального письма

Здравствуй, дорогой читатель!

Ни для кого не секрет, что умение грамотно составлять и оформлять официальные письма  является неотъемлемой частью профессионализма сотрудника, будь то директор или менеджер “среднего звена”.


Это актуально особенно в тех компаниях, контрагентами которых являются крупные организации, имеющие в своем штате порядка 500 человек. Грамотно составленное письмо- это имидж компании, это одна из составляющих делового этикета, это визитка предприятия, и по этому, казалось бы, незначительному документу можно сделать значительные выводы.

Как оформлять реквизиты письма  и содержание определено

Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (М., 2001) и государственным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Единые правила оформления документов обеспечивают:

• юридическую силу письма;

• качественное и своевременное составление и исполнение письма;

• организацию оперативного поиска писем.

 Правила оформления официальных писем:

1. Письмо оформляется на бланке организации. Вы скажете, ну и правило, оно и так понятно. Ага. На днях получила очень важное сообщение… по электронной почте, в теле, а не на бланке. А как же юридическая сила документа?

2.  В левом верхнем углу указывается исходящий номер документа и дата составления последнего. Каждая организация самостоятельно устанавливает правила присвоения исходящего номера документу.

3. В правом верхнем углу пишем кому предназначено письмо: генеральному директору ООО “Ромашка” или коммерческому директору того же ООО. Если не знаете, как правильно называется должность, то напишите просто “руководителю предприятия”, а там уж он сам решит, кому “отписать” его.. .

4. Обязательно указываем тему письма в левом углу: о возврате денег, о задержке поставки материалов и пр.

4.  Начинаем письмо со слов: Уважаемый  ИО (имя отчество). Внимательно проверяем на наличие орфографических ошибок. Если сомневаетесь- лишний раз проверьте, гугл Вам в помощь.

5. Заканчиваем письмо словами благодарности: с уважением к Вам и Вашему делу, заранее спасибо, с уважением, надеемся на взаимовыгодное сотрудничество и т.д.

6. Под подписью должностного лица обозначаем исполнителя документа с контактным  номером.

Что необходимо помнить при написании официального письма:




- ваша задача при написании письма насытить его информацией, а не эмоциями. Выражайте свои мысли нейтрально, с приведением фактов и логических выводов.

- если вы обращаетесь в письме лично к адресату, личное местоимение” Вы, Вам, Ваш и т.п.” пишем с заглавной буквы,

-  писать следует от множественного числа: просим, сообщаем, указываем, напоминаем и т.п. В письме представляются интересы организации, а не личные.

- после написания письма необходимо отложить его на некоторое время- лучше до завтра. Ну а если что-то срочное, то на 20-30 минут. Затем возьмите распечатанный на принтере документ и прочтите его снова. Наверняка, вы найдете небольшие ошибки, неточности в формулировках или упущения.

И самое главное помните, что в любых правилах есть исключения))).

Уважаемый читатель, подпишитесь на обновления блога!

Введите свои данные и получайте новые статьи 1 раз в 2 недели:




Ваш E-Mail в безопасности

Надеюсь, эта статья оказалась полезной, поэтому буду благодарна, если Вы понажимаете кнопки соц. сетей.

Ну и напоследок, десерт- письмо турецкому султану:

Ваша Анастасия Захарова

Понравилась статья-расскажите друзьям:

Дружить со мной:

Метки: ,

Отзывов (10)

  • Александр Михайлович пишет:

    Очень полезная информация. Возьму на заметку. Большое спасибо.

  • Natabul пишет:

    Спасибо, освежила в памяти правила оформления официальных писем.

  • Виктор пишет:

    Интересная статья. Полезная. Спасибо.

  • Анастасия, очень актуальная тема!
    Знаю примеры, когда срывались крупные сделки из-за того, что секретарь сделала ошибки в таком письме, а руководитель подписал, не глядя.
    Ведь одна пропущенная буква (или наоборот лишняя) может исказить весь смысл письма или “вогнать в краску” того, кому оно адресовано.
    И ещё:
    чем “крупнее” руководитель, тем короче письмо должно быть.
    А вообще, типичное деловое письмо д.б. на одной странице.
    Лучше прикрепить к основному письму приложения, которые будут изучать помощники руководителя, когда тот даст указания “рассмотреть”.
    Иначе, Вы рискуете, что Ваше “супер-пупер” предложение на 3-х листах опустится сразу в корзину.

  • mrs. interesno пишет:

    Кстати, хорошие советы не только для делового письма.
    Когда статьи пишем, тоже не мешает отложить, а затем еще раз прочитать.
    Ошибки лучше исправить.
    А в официальном письме, действительно, эмоции должны отсутствовать.

  • Светлана пишет:

    Очень нужная статья, мало кто умеет писать официальные письма, спасибо! Обязательно воспользуюсь!

  • Любовь пишет:

    Спасибо, Анастасия, напомнили. Что то со временем грамматика забываться стала. С официальными письмами все понятно.

  • Виктория пишет:

    Советы по оформлению официального письма безусловно важны. В крупных компаниях, кстати, давно внедрены шаблоны написания. А вот в компаниях помельче и у частных предпринимателей оформление и грамотность порой хромают. :(

  • Анна пишет:

    Как раз кстати. Приступила к работе после дикретного, обновила в памяти информацию. Спасибо =)

  • Денис пишет:

    Давно не писал официальных писем. Скорее всего уже не придётся. Но никогда не писал от множественного числа: просим, сообщаем, указываем, напоминаем… Останусь при своём мнении, всё таки письмо исходит от руководителя. А употребление множественного числа к самому себе попахивает манией величия. А в общем статья интересная и для кого то полезная. Премного благодарен Вам за Вашу работу.

Оставить комментарий

Ваш email не будет опубликован. Обязательные поля отмечены *

Вы можете использовать это HTMLтеги и атрибуты: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

Идем к Цели вместе, 2011-2017 гг. Перепечатка материалов и/или их размещение на других ресурсах только со ссылкой на данный сайт или с разрешения автора.