Напиши мне, напиши…

Оформление_письма_oformlenie_pisma

Оформление официального письма

Здравствуй, дорогой читатель!

Ни для кого не секрет, что умение грамотно составлять и оформлять официальные письма  является неотъемлемой частью профессионализма сотрудника, будь то директор или менеджер “среднего звена”.


Это актуально особенно в тех компаниях, контрагентами которых являются крупные организации, имеющие в своем штате порядка 500 человек. Грамотно составленное письмо- это имидж компании, это одна из составляющих делового этикета, это визитка предприятия, и по этому, казалось бы, незначительному документу можно сделать значительные выводы.

Как оформлять реквизиты письма  и содержание определено

Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (М., 2001) и государственным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Единые правила оформления документов обеспечивают:

• юридическую силу письма;

• качественное и своевременное составление и исполнение письма;

• организацию оперативного поиска писем.

 Правила оформления официальных писем:

1. Письмо оформляется на бланке организации. Вы скажете, ну и правило, оно и так понятно. Ага. На днях получила очень важное сообщение… по электронной почте, в теле, а не на бланке. А как же юридическая сила документа?

2.  В левом верхнем углу указывается исходящий номер документа и дата составления последнего. Каждая организация самостоятельно устанавливает правила присвоения исходящего номера документу.

3. В правом верхнем углу пишем кому предназначено письмо: генеральному директору ООО “Ромашка” или коммерческому директору того же ООО. Если не знаете, как правильно называется должность, то напишите просто “руководителю предприятия”, а там уж он сам решит, кому “отписать” его.. .

4. Обязательно указываем тему письма в левом углу: о возврате денег, о задержке поставки материалов и пр.

4.  Начинаем письмо со слов: Уважаемый  ИО (имя отчество). Внимательно проверяем на наличие орфографических ошибок. Если сомневаетесь- лишний раз проверьте, гугл Вам в помощь.

5. Заканчиваем письмо словами благодарности: с уважением к Вам и Вашему делу, заранее спасибо, с уважением, надеемся на взаимовыгодное сотрудничество и т.д.

6. Под подписью должностного лица обозначаем исполнителя документа с контактным  номером.

Что необходимо помнить при написании официального письма:




- ваша задача при написании письма насытить его информацией, а не эмоциями. Выражайте свои мысли нейтрально, с приведением фактов и логических выводов.

- если вы обращаетесь в письме лично к адресату, личное местоимение” Вы, Вам, Ваш и т.п.” пишем с заглавной буквы,

-  писать следует от множественного числа: просим, сообщаем, указываем, напоминаем и т.п. В письме представляются интересы организации, а не личные.

- после написания письма необходимо отложить его на некоторое время- лучше до завтра. Ну а если что-то срочное, то на 20-30 минут. Затем возьмите распечатанный на принтере документ и прочтите его снова. Наверняка, вы найдете небольшие ошибки, неточности в формулировках или упущения.

И самое главное помните, что в любых правилах есть исключения))).

Уважаемый читатель, подпишитесь на обновления блога!

Введите свои данные и получайте новые статьи 1 раз в 2 недели:




Ваш E-Mail в безопасности

Надеюсь, эта статья оказалась полезной, поэтому буду благодарна, если Вы понажимаете кнопки соц. сетей.

Ну и напоследок, десерт- письмо турецкому султану:

Ваша Анастасия Захарова

Анастасия Захарова

10 Comments

  1. Александр Михайлович

    Очень полезная информация. Возьму на заметку. Большое спасибо.

  2. Спасибо, освежила в памяти правила оформления официальных писем.

  3. Интересная статья. Полезная. Спасибо.

  4. Анастасия, очень актуальная тема!
    Знаю примеры, когда срывались крупные сделки из-за того, что секретарь сделала ошибки в таком письме, а руководитель подписал, не глядя.
    Ведь одна пропущенная буква (или наоборот лишняя) может исказить весь смысл письма или “вогнать в краску” того, кому оно адресовано.
    И ещё:
    чем “крупнее” руководитель, тем короче письмо должно быть.
    А вообще, типичное деловое письмо д.б. на одной странице.
    Лучше прикрепить к основному письму приложения, которые будут изучать помощники руководителя, когда тот даст указания “рассмотреть”.
    Иначе, Вы рискуете, что Ваше “супер-пупер” предложение на 3-х листах опустится сразу в корзину.

  5. Кстати, хорошие советы не только для делового письма.
    Когда статьи пишем, тоже не мешает отложить, а затем еще раз прочитать.
    Ошибки лучше исправить.
    А в официальном письме, действительно, эмоции должны отсутствовать.

  6. Светлана

    Очень нужная статья, мало кто умеет писать официальные письма, спасибо! Обязательно воспользуюсь!

  7. Любовь

    Спасибо, Анастасия, напомнили. Что то со временем грамматика забываться стала. С официальными письмами все понятно.

  8. Советы по оформлению официального письма безусловно важны. В крупных компаниях, кстати, давно внедрены шаблоны написания. А вот в компаниях помельче и у частных предпринимателей оформление и грамотность порой хромают. :(

  9. Анна

    Как раз кстати. Приступила к работе после дикретного, обновила в памяти информацию. Спасибо =)

  10. Денис

    Давно не писал официальных писем. Скорее всего уже не придётся. Но никогда не писал от множественного числа: просим, сообщаем, указываем, напоминаем… Останусь при своём мнении, всё таки письмо исходит от руководителя. А употребление множественного числа к самому себе попахивает манией величия. А в общем статья интересная и для кого то полезная. Премного благодарен Вам за Вашу работу.

Оставить комментарий

Ваш email не будет опубликован. Обязательные поля отмечены *